Pour refuser poliment le projet d'un client, exprimez-lui votre reconnaissance d'avoir pensé à vous et à votre entreprise. Restez toujours poli et courtois. Faites-lui également savoir que vous ne disposez pas, pour le moment, du temps/de l'expertise/des moyens nécessaires pour pouvoir mener à bien ce projet précis.
J'ai bien reçu votre proposition d'embauche pour le poste de XXX et vous remercie de la confiance que vous me témoignez. Après avoir longuement réfléchi, j'ai le regret de décliner votre offre car elle ne correspond pas en tout point à mon projet professionnel.
Madame, Monsieur, Nous avons bien reçu votre devis n°………….. du ………… et nous vous en remercions. Nous reconnaissons la qualité de vos prestations mais nous sommes malheureusement au regret de vous informer que nous ne pourrons pas donner suite à votre offre car vos prix sont bien supérieurs à ceux de vos concurrents.
Madame, Monsieur, Je vous remercie de l'intérêt que vous portez à notre société, j'apprécie le temps et les efforts que vous avez réalisés en nous proposant une prestation de services à un tarif concurrentiel. Je regrette toutefois que nous ne puissions accepter votre proposition.
Rester aimable sans se justifier
"Par exemple, en écrivant "je ne peux pas t'accorder ce jour de congé" - au lieu de "tu ne peux pas prendre ce jour de congé"- ou "je ne peux pas valider cette proposition", préconise Sylvie Azoulay-Bismuth. On peut, tout de suite après, ajouter une phrase de réconfort.
Proposez une alternative
Soit vous ne pouvez rien y faire, soit vous ne voulez pas, peu importe si vous proposez vous-même une alternative. 'Non, ce n'est pas possible mais je peux en revanche vous proposer ceci…' Posez ainsi vos limites. Vous déplacerez le problème de façon magistrale.
Dire non, doit se faire de manière directe en étant ferme ce qui vous permettra d'avoir confiance en vous. Bien évidemment, il ne faut pas dire non à tous de manière frontale. L'argumentation est impérative pour montrer que vous pensez avant tout au client et non à accumuler des contrats.
J'ai reçu ledit devis le [date] et je vous en remercie. Cependant, je suis au regret de vous informer que je ne souhaite pas donner suite en raison de [son coût trop élevé/l'abandon du projet/...]. Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l'expression de ma sincère considération.
Madame, Monsieur, Je vous remercie pour votre retour concernant ma demande de devis le (préciser la date) au sujet de (préciser). Malheureusement, je suis au regret de vous informer que je refuse votre proposition. En effet, le prix est trop élevé par rapport au budget fixé.
Ecoutez calmement la demande de votre client jusqu'au bout, attachez-vous à rester le plus calme possible. Reformulez et faites préciser : l'objectif est de bien comprendre la demande. Utilisez la force du "POURQUOI ?" : questionnez pour comprendre ce qui motive le client à faire cette demande.
Toutefois, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons accepter cette annulation car la marchandise est en cours d'expédition. En effet, sa fabrication a été réalisée à la date demandée lors de votre commande.
Pour refuser poliment : Chère Madame / Cher Monsieur, Je tiens à vous remercier de l'opportunité que vous m'offrez et du temps que vous m'avez consacré, notamment durant l'entretien. Bien que votre entreprise m'ait séduit·e par son·sa XXXXX, j'ai accepté un poste ailleurs correspondant davantage à mes aspirations.
*« Madame/Monsieur, Merci pour votre réponse rapide. Même si je suis déçu de ne pas avoir été retenu(e) pour le poste proposé, je tenais à vous remercier de m'avoir donné l'opportunité d'échanger avec vous et de rencontrer différents collaborateurs [si c'est le cas].
Gardez en tête quelques formules faciles pour affirmer votre refus, comme « je suis désolée mais je ne peux vraiment pas t'aider », ou « non, je ne suis pas disponible », ou encore « non, je ne veux pas ».
Madame/Monsieur, Nous accusons réception de votre correspondance du (date de l'envoi du devis) répondant à notre demande de devis afin de (mentionner ici les travaux que vous avez fait estimer). Nous vous remercions sincèrement pour la promptitude de vos services et le professionnalisme de votre entreprise.
Madame, Monsieur, Nous avons bien reçu votre proposition concernant le (Préciser) datée du (Préciser la date). Après étude et délibération, nous avons le regret de vous annoncer que votre projet est considéré comme non pertinent.
Objet : acceptation de votre devis n°
En retour, je vous prie de bien vouloir le trouver, ci-joint, dûment signé, accompagné du chèque d'acompte d'un montant de (Montant) euros (S'il y a lieu, et préciser toutes les pièces éventuelles à joindre à la signature du devis).
# 1 : Dites-le de vive voix
Vous devez assumer votre non et pour cela, le dire en face à face. Bannissez le mail et répondez lorsque vous êtes seul(e) avec la personne et mettez-vous dans une posture d'égal(e) à égal(e). Pas question que l'un soit assis et l'autre debout.
Pour refuser poliment le projet d'un client, exprimez-lui votre reconnaissance d'avoir pensé à vous et à votre entreprise. Restez toujours poli et courtois. Faites-lui également savoir que vous ne disposez pas, pour le moment, du temps/de l'expertise/des moyens nécessaires pour pouvoir mener à bien ce projet précis.
Vous : – Je suis désolé mais j'ai déjà magasiné dans le passé. Là, j'ai tout ce qu'il me faut; j'ai des contrats, je suis satisfait et je ne veux pas changer. Insister également sur l'heure de fin de la rencontre, choisissez le sujet et ne laissez pas la présentation occuper tout le temps prévu.
Le fait d'accepter l'idée que vous puissiez dire « Non » signifie déjà faire un pas en avant qui vous permettra de vous affirmer. Cela augmentera également la confiance que vous pouvez avoir en vous, et renforceras vos prises de positions.