Madame, Monsieur, Suite à la commande (Référence de la commande) du (Date de la commande), j'accuse réception de la livraison en date du (Date de livraison). Conformément aux conditions d'achat, je vous remercie de procéder au (Remboursement ou remplacement) de ladite marchandise.
Fait à (Ville), le (Date). Madame, Monsieur, Par la présente, je viens vous adresser ma réclamation concernant (précisez l'objet de votre réclamation). En effet, (exposez ce en quoi la prestation n'est pas respectée et/ou ce en quoi le produit n'est pas conforme à ce qui était initialement prévu).
Je tiens à vous informer de mon insatisfaction au sujet de la qualité de votre service sur (préciser). En effet, récemment j'ai acheté un (indiquer le produit) et j'ai constaté que (préciser la cause de votre insatisfaction). J'espère que vous ferez le nécessaire afin que vos clients soient satisfait de vos services.
En pratique : vous pouvez joindre une copie de la facture non payée et la mentionner comme pièce jointe dans votre courrier. N'oubliez pas de dater et de signer votre courrier de réclamation de facture et de demander le paiement dans les “plus brefs délais”.
La lettre de réclamation peut prendre la forme d'une lettre de Mise en Cause : il s'agit d'un document édité directement en ligne, par lequel l'expéditeur expose le différend qui l'oppose au destinataire et lui présente ses demandes, afin de mettre fin à la situation litigieuse.
Par la présente lettre recommandée, je souhaite porter à votre connaissance une situation difficile que je vis au travail/dans l'entreprise. Au sein de l'entreprise, j'occupe le poste de [Précisez le poste occupé, les fonctions] depuis le [Précisez la date d'embauche.].
Employez « Veuillez agréer mes salutations distinguées. » Cette tournure longue et soutenue est celle qui est la plus utilisée pour conclure une lettre destinée à quelqu'un que l'on ne connait pas personnellement dans un contexte officiel, par exemple si l'on s'adresse à une entreprise.
Il est conseillé de d'abord tenter de résoudre le problème à l'amiable par email, par téléphone ou sur rendez-vous, notamment lorsque la facture est peu élevée ou qu'il existe de bonnes relations avec le fournisseur. Pour une contestation plus importante, il est conseillé d'envoyer tout de suite un courrier recommandé.
Il existe deux types de réclamations bien distincts : les réclamations orales et les réclamations écrites. Les réclamations orales sont de l'ordre des canaux téléphoniques ou en face à face. Les réclamations écrites sont reçues par courrier, fax ou emails.
En principe, le délai de prescription d'une facture est de : 2 ans pour les factures adressées à un particulier, 5 ans pour les factures adressées à un autre professionnel.
Contactez le service clientèle. En cas de litige, la première chose à faire est de contacter le service clientèle en exposant votre problème. Ce premier contact peut être fait par téléphone. Si ce premier contact n'a pas été satisfaisant, il est alors conseillé d'envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception.
Commencez par l'en-tête de la lettre, contenant votre nom et votre adresse. Ajoutez la date et le nom et l'adresse de la personne à qui vous écrivez. Saluez la personne avec une formule courtoise. Expliquez la raison de votre demande et mentionnez le nom du document que vous souhaitez obtenir.
Vous pouvez vous rendre dans n'importe quel bureau de poste pour vous plaindre d'un service qui ne s'est pas déroulé comme prévu. Présentez-vous tout simplement à un guichet La Poste et faites savoir votre intention de porter réclamation. L'on vous remettra un formulaire de réclamation et une enveloppe T.
À REMPLIR LE FORMULAIRE DE PREUVE DE RÉCLAMATION
口 La preuve de réclamation doit être signée par l'individu qui la remplit. 口 La signature du réclamant doit être attestée. 口 Indiquer l'adresse complète (incluant le code postal) où tout avis et correspondance doivent être expédiés.
Les étapes du traitement des réclamations
Proposer une action corrective ; Fixer un délai pour agir (et le respecter) ; Apporter la correction en agissant concrètement ; Informer le client de la correction et demander s'il est satisfait de ce résultat.
Les actions entreprises dans le cadre d'une gestion des réclamations peuvent être classées en deux groupes : les actions directes et les actions indirectes.
Une réclamation indique en fait deux écarts : la présence d'une non-conformité ou un décalage entre qualité attendue et qualité perçue ; l'absence de contrôle qualité ou en tout cas la non-détection de cette anomalie par le prestataire.
Si le client refuse de payer malgré la fourniture des preuves, l'entrepreneur devra saisir le tribunal compétent pour condamner le client pour facture impayée. Le client pourra saisir le Tribunal judiciaire s'il s'agit d'un particulier ou le Tribunal de commerce lorsque le client est un professionnel.
La requête d'injonction de payer
L'injonction de payer est simple, rapide et peu coûteuse. Vous demandez au juge de forcer votre client à payer. Elle s'adresse davantage aux impayés d'un faible montant. Vous devez adresser votre demande au greffe du tribunal avec la copie de la mise en demeure envoyée à votre client.
La seule façon d'annuler une facture déjà payée, c'est d'éditer un avoir. Concrètement, il s'agit d'éditer une facture avec les montants en négatifs. C'est l'avoir qui annule la facture d'origine. Aussi appelé note de crédit, l'avoir équivaut à une annulation de facture.
L'appel est la formule de salutation par laquelle débute la lettre. La formule à employer varie en fonction du destinataire. Souvent, elle se compose simplement de Madame ou de Monsieur.
"En espérant que ma candidature retiendra votre attention, veuillez agréer, Madame, Monsieur, ma considération distinguée." "Me tenant à votre disposition pour un prochain entretien, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes sincères salutations."
Bonjour [Nom du contact ou fonction occupée dans l'entreprise], Je me permets de vous écrire pour faire suite à mon précédent message, envoyé le [date], concernant […] Il ne me semble pas avoir eu de retour de votre part. Si vous le souhaitez toujours, je vous propose de continuer nos échanges.