Madame, Monsieur, Par la présente, je viens vous adresser ma réclamation concernant (précisez l'objet de votre réclamation). En effet, (exposez ce en quoi la prestation n'est pas respectée et/ou ce en quoi le produit n'est pas conforme à ce qui était initialement prévu).
Madame, Monsieur, Je souhaite, par la présente, vous faire part de mon mécontentement à propos [précisez le problème à résoudre : d'un produit, d'un service, d'une facture…]. En effet, [précisez les raisons du mécontentement : mauvaise qualité, mauvaise taille, rapport qualité/prix inintéressant, colis endommagé...].
Il y a deux types de réclamations possibles : le recours gracieux, adressé à l'agent qui a pris la décision, et le recours hiérarchique, adressé à son supérieur. Vous pouvez également saisir le Défenseur des droits et, dans certains cas particuliers, un médiateur spécialisé, pour trouver une solution amiable.
1. Il existe plusieurs types de réclamations : orales (par téléphone ou en face à face), écrites (par courrier, fax, emails).
Même si vous êtes mécontent face à une réponse négative ou à une absence totale de réponse, il est important de rester cordial et respectueux du début jusqu'à la fin : "Madame, Monsieur, je souhaite par la présente vous faire part de mon mécontentement / de mes interrogations."
parler à la première personne, « je » : « Je suis déçu » ; clarifier votre besoin et constater le mécontentement : « Mon souhait est de me sentir épauler par mon équipe » ; exprimer les répercussions désastreuses pour vous : « En continuant comme ça, le projet ne sera pas bouclé dans les délais prévus ».
Par la présente, je viens effectuer une réclamation concernant le prix de la facture en date du (indiquez la date), qui a fait suite à (précisez l'objet de votre facture). En effet, (exposez précisément vos arguments). Compte tenu de la situation, je vous prie de bien vouloir rééditer une facture plus appropriée.
« Pas de souci » ou « Pas de problème »
La manière la plus appropriée de répondre à un « merci » reste « je vous (t') en prie ».
Langage poli : Merci (beaucoup / bien / de tout coeur / infiniment) ! C'est gentil ! C'est vraiment très gentil de votre part ! C'est très aimable à vous !
Evitez de réagir à chaud: les réactions immédiates se font dans l'expression d'une colère tournée vers l'autre, alors qu'en réalité, elle nous parle de nous. Prendre le temps d'écouter son message, c'est assurer que la critique exprimée sera la bonne, aussi préférez la réflexion au rôle surjoué de reine outragée.
J'attends votre réponse / Dans l'attente de votre retour (Si vous souhaitez une réponse) Sachez que vous pouvez nous contacter / Nous vous invitons à nous contacter (pour montrer sa disponibilité)
Ainsi "cordialement" fait débat car il est (trop) passe-partout. "Très utilisée, cette formule est pratique car elle vous assure de ne pas commettre d'impair si vous êtes en panne d'inspiration. Etymologiquement, ce mot fait référence au coeur et à des sentiments d'affection mais il est devenu assez neutre.
- Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de ma considération distinguée. - Veuillez agréer, Monsieur l'Inspecteur d'Académie, l'expression de mes respectueuses salutations. - Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'assurance de ma considération.
La requête est un document écrit et signé, obligatoirement rédigé en français. Rédigée sur papier libre, elle est de préférence dactylographiée ou du moins parfaitement lisible. La requête mentionne vos nom, prénom et adresse.
Prenez en compte son avis ; Proposez une solution adaptée ; Soyez courtois et poli en tout temps, même si la réclamation est injustifiée ; Soyez réactif et faites un suivi pour vous assurer que votre client est satisfait de la solution proposée.
À REMPLIR LE FORMULAIRE DE PREUVE DE RÉCLAMATION
口 La signature du réclamant doit être attestée. 口 Indiquer l'adresse complète (incluant le code postal) où tout avis et correspondance doivent être expédiés. 口 Le montant sur le relevé de compte doit correspondre au montant réclamé sur la preuve de réclamation.
Alors que faire? «Selon les cas, on répondra simplement oui, ou bien l'on dira ''Cela ne pose pas de difficulté, ne fait aucune difficulté'', ou bien ''Ne vous inquiétez pas, Rassurez-vous''.»