Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
Vous pouvez les disposer sur un bureau par exemple, dans un espace dédié à toute votre administration, il peut s'agir d'un espace de travail, d'un bureau aménagé dans votre chambre ou dans un coin du salon : Des classeurs pour garder les papiers dont on se sert tout au long de l'année.
préparer des classeurs ou des pochettes indiquant le thème et les années concernées pour faciliter votre rangement ; archiver et effectuer des tris périodiques réguliers, afin de vous débarrasser des documents qui ne sont plus d'actualité.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Toute politique d'archivage doit être murement réfléchie. La gestion des archives en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur. La conservation durable des documents et leur consultation à tout moment. La mise en place un plan de classement en respectant le cycle de vie des documents archivés.
Le trieur !
Il est (censé) aider à organiser ses feuilles de cours et à alléger le cartable. Le principe est simple : il est composé de plusieurs onglets, un pour chaque matière. On garde sur soi le chapitre en cours, qu'on range ensuite dans des classeurs à stocker à la maison.
L'organisateur idéal pour les documents fréquemment utilisés est un porte-documents extensible de type accordéon. Dans un tel dispositif, vous pouvez désigner un emplacement pour chaque catégorie : dossiers médicaux, coordonnées bancaires, assurance habitation, cartes de crédit et ainsi de suite.
Tous les livres sont classés par ordre alphabétique de leurs auteurs. Ainsi tous les ouvrages sont regroupés que ce soit de la BD, encyclopédies, romans. On privilégie le système de rangement séparé avec d'un côté les encyclopédies, de l'autre les BD, de l'autre les romans de poche.
Utiliser un coffre-fort numérique. Il s'agit d'une solution simple et sécurisée pour conserver ses archives. Le principe est simple : tous les documents (factures, fiches de paie, etc.) que vous recevez numériquement sont automatiquement archivés en double dans votre coffre-fort.
Conserver ses factures au format papier
Les factures reçues ou émises au format papier peuvent être conservées sur ce même support dans un endroit situé en France et accessible à l'administration fiscale. Cependant, les factures papiers peuvent également être numérisées pour être stockées de manière dématérialisée.
Dans la plupart des cas, il vaut mieux le laisser dans le coffre de sûreté de l'hôtel, mais certains pays exigent qu'on l'ait avec soi. À ce moment, conservez-le dans une ceinture porte-billets ou une poche intérieure avec fermeture à glissière.
Il est recommandé de conserver ses archives dans un local spécialement affecté à cet effet. Les archives n'aiment pas les excès : il faut être vigilant à la température et au taux d'humidité du local de conservation (entre 16 et 22°C pour le papier et 45% +/- 10% d'humidité relative), ainsi qu'à la lumière.
La procédure de tri consiste à séparer les documents qui seront éliminés de ceux qui seront conservés. Elle est basée principalement sur le tableau de gestion du service qui détermine la durée de rétention et le sort final des documents (voir le Guide d'utilisation des tableaux de gestion).
Les documents doivent être classés selon un ensemble cohérent, mais s'ils sont en vrac, un classement méthodique ou alphabétique est conseillé. Une période importante de l'histoire comme la Première ou la Seconde Guerre Mondiale doit être regroupée.
Une façon simple de créer son système consiste à placer les enveloppes de photos, par ordre chronologique, dans des boîtes à archiver au ph neutre. On laisse les photos dans l'enveloppe et on inscrit sur celle-ci l'année, l'événement et l'endroit, si c'est approprié (ex. : 2010 - vacances d'été - Gaspésie).
Quelques astuces de classement
Afin de retrouver facilement vos papiers, nous vous conseillons d'inscrire sur chaque dossier ou classeur son contenu. Pour gagner encore plus de temps, choisissez une couleur par grand thème puis de classez vos documents par ordre chronologique.