Pensez aussi aux dispositifs comme les cadenas ou les digicodes afin de sécuriser vos locaux et votre boîte aux lettres. Pour plus de sûreté, vous pouvez installer des systèmes de sécurité : alarme, contrôle, caméras ou éclairage de surveillance.
Protéger physiquement vos documents papier
Le passage au tout numérique n'est pas une solution envisageable pour votre entreprise ? Investissez alors dans une armoire d'archivage avec cadenas et pensez à bien protéger vos locaux à l'aide, par exemple, d'un système d'alarme, de caméra et d'un éclairage de surveillance.
La seconde solution pour sécuriser les données des documents physiques est de les mettre dans un coffre-fort. Le coffre-fort est une solution très intéressante pour assurer la protection de vos documents importants. Il les prémunit contre tout incendie, inondation et cambriolage.
Vos déclarations de revenus, avis d'imposition et justificatifs utilisés dans le cadre de votre imposition (justificatif de frais réels par exemple) doivent être conservés 3 ans. Les avis d'impôts locaux (taxe foncière et taxe d'habitation) doivent être conservés 1 an.
Par exemple, payer une amende. Vous pouvez bien sûr garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice. En effet, les délais indiqués ne prennent pas en compte tous les cas de figure.
Tous les documents administratifs relatifs à la vie de famille sont à garder à vie : le livret de famille, l'acte de naissance, l'acte de mariage, le récépissé de PACS, les divorces, les remariages, l'adoption, la reconnaissance d'un enfant et les donations familiales.
Parmi les solutions les plus connues, on retrouve : Google Drive, iCloud, OneDrive ou encore Dropbox. Ce qui peut différer en fonction des outils : capacité de stockage (combien de Go ou de To disponibles pour stocker ses fichiers), les fonctionnalités de collaboration, ou encore la personnalisation des dossiers.
Pour détruire des documents papier en toute sécurité, il y a l'option de la broyeuse qui est généralement recommandée aux grandes entreprises. Quant aux organisations de taille modeste qui gèrent leurs archives en interne, elles peuvent contacter une structure spécialisée dans la destruction de documents.
Cliquez avec le bouton droit (ou effectuez un appui prolongé) sur un fichier ou un dossier, puis sélectionnez Propriétés. Sélectionnez le bouton Avancé, puis cochez la case Chiffrer le contenu pour sécuriser les données. Sélectionnez OK pour fermer la fenêtre Attributs avancés, puis sélectionnez Appliquer et OK.
Utiliser un coffre-fort numérique. Il s'agit d'une solution simple et sécurisée pour conserver ses archives. Le principe est simple : tous les documents (factures, fiches de paie, etc.) que vous recevez numériquement sont automatiquement archivés en double dans votre coffre-fort.
La loi indique de conserver les tickets de carte bancaire pour une durée minimale de treize mois à partir de la date de la transaction. En outre, vous devez garder ces tickets dans un lieu sécurisé avec un accès restreint et vous assurez qu'ils sont lisibles et utilisables en cas de demande de copies.
Je suis retraité, dois-je garder mes bulletins de salaire ou puis-je les détruire ? Il est conseillé de conserver ses bulletins de salaire. Cependant, ils ne servent qu'à rectifier votre relevé de carrière en cas d'erreur. Une fois retraité de tous vos régimes de base et complémentaires, ils n'ont donc plus d'utilité.
À partir de l'année qui suit l'année d'imposition. Par exemple, déclaration 2021 à conserver jusqu'à la fin 2024.
Quelques différences entre les 2 types d'archivage.
Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.
Pour rendre vos documents illisibles, il suffit de les laisser tremper pendant au moins 24 heures dans un seau d'eau. Après le trempage, mélangez soigneusement la solution papier-eau pour briser le papier. L'idéal est d'utiliser un mélangeur à peinture avec une perceuse.
- Les papiers déchiquetés doivent être déposés dans le bac à ordures ménagères (couvercle gris) ou dans un point d'apport à ordures ménagères.