Interrogée par: Manon Boyer | Dernière mise à
jour: 7. Oktober 2022 Notation: 4.8 sur 5
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Définissez un lieu, une date et un horaire adéquat. Rédiger l'ordre du jour. Fixez une durée (en prenant soin de garder un peu de marge) Invitez les participants en précisant le format de la rencontre ainsi que le rôle de chacun et les objectifs attendus.
Pensez à faire des pauses pendant une réunion pour faire de petits groupes. Les petits groupes peuvent faire beaucoup pour vous pendant une réunion. Par exemple, ils peuvent trouver des solutions à un problème présenté lors de la réunion en faisant un brainstorming. Ils peuvent aussi vous donner des retours.
En principe, la rédaction de l'ordre du jour des réunions relève d'une collaboration entre le secrétaire et le président du CSE, autrement dit l'employeur. En effet, le rôle du secrétaire est de rédiger le document après avoir consulté les élus CSE. Elle le soumet ensuite à l'employeur.
Définissez clairement le sujet ainsi que les objectifs de cette réunion de travail. Listez les personnes qui devront être présentes (collaborateurs, intervenants extérieurs, etc.) Définissez un lieu, une date et un horaire adéquat. Rédiger l'ordre du jour.
Lors de votre prise de parole en réunion, pour impliquer ceux qui vous écoutent, « rien de mieux que de leur parler d'eux », dit le coach. Essayez donc de trouver un lien de proximité entre votre sujet et votre public (géographique, émotionnel, universel, etc.).
Lors de ces rencontres, les collaborateurs se concentrent sur une thématique précise afin d'aboutir à un plan d'action opérationnel ; l'acronyme TOP 5 signifie Thème / Objectif / Plan en 5 étapes animées par le manager.
Comment gérer les personnalités difficiles en réunion ?
Être très présent tout au long de la réunion : reformulation et passage de parole. Relativiser en douceur ce que vient de dire le leader : « Monsieur X vient de nous exprimer sa position ; il y a probablement d'autres avis ? » Interroger le groupe sur son éventuelle apathie : « Je vois que personne n'ose parler…»
Elle doit avoir un début et une fin prévue. Elle ne doit pas être trop longue. Il est important de ne pas dépasser une heure de réunion, au risque sinon que les membres décrochent. La concentration tend à diminuer au bout de 60 minutes.
Penser au confort, à la sécurité et au bien-être des participants. L'animation passe par une coordination entre les animateurs, une répartition équitable des rôles de chacun, la bonne tenue de son personnage, le déroulement et l'enchaînement des activités et la gestion des groupes : et tout cela, du début à la fin.
L'idée est de créer un rythme lors de vos interventions, d'intéresser le public en cassant les codes et la routine des réunions habituelles. Mettez le digital au cœur de votre réunion, dynamisez vos interventions. Ainsi, vous respectez le timing du déroulé de votre réunion tout en coordonnant vos animations.
L'ordre du jour assure que les gens sachent pourquoi ils sont invités à participer à une réunion et quel sera exactement leur réel pendant cette réunion. Un ordre du jour clair permet d'améliorer l'efficacité de toute réunion. Cependant, c'est souvent la partie la plus négligée.
Les membres du CODIR doivent avoir la capacité de travailler en collectif, de s'écouter parler et de prendre en compte et respecter la parole de chacun afin que ce soit constructif. Chaque personne va défendre ses idées et son métier et la place qu'il occupe au sein de la société.