La toute première chose à définir dans une entreprise pour qu'elle soit opérationnelle est donc d'établir le Qui Fait Quoi encore appelé le Tableau des Postes et des Taches. Il faut pour cela déterminer en premier lieu qu'elles sont toutes les tâches courantes et essentielles à réaliser dans l'entreprise.
Il assure le secrétariat, le suivi des dossiers, des chantiers, des plannings et des tableaux de bord. Il assure le suivi des commandes passées auprès des fournisseurs : devis, contrats, bons de livraison, factures et paiements. L'assistant administratif suit les offres commerciales et le portefeuille de clients.
Trois grands principes gouvernent l'organisation et le fonctionnement des institutions administratives : la centralisation (I), la déconcentration (II) et la décentralisation (III). La centralisation doit être définie (A) avant de constater les modalités progres- sives de sa mise en œuvre (B).
Du point de vue formel ou logique, il existe 2 types d'organisation en matière administrative : ce sont d'une part la centralisation, d'autre part, la décentralisation.
Un Assistant Administratif a plus un profil de chef de projet sous la responsabilité du chef d'Entreprise. Une Secrétaire peut être un appui pour aider un Assistant Administratif à exécuter ses tâches. La différence la plus importante est qu'un Assistant Administratif supervisera les autres membres de l'équipe.
C'est la phase de planification des tâches et des ressources mobilisées pour la réalisation du projet.
Définition. Arrangement de la subdivision fonctionnelle et hiérarchique au sein d'une organisation.
Il faut établir la liste des tâches et la liste des personnes intervenant dans le processus ou dans le service à partir des fiches d'analyse. On construit ensuite le TRT sous la forme d'un tableau à double entrée avec en colonnes les postes ou personnes et en lignes les différentes tâches.
L'administration exerce deux grandes missions : le service public et la police administrative. Activités d'intérêt général prises en charge par des personnes publiques ou par des personnes privées, les services publics visent à procurer des biens ou des services aux administrés.
Selon l'article 20 de la Constitution de 1958, "Le Gouvernement détermine et conduit la politique de la nation. Il dispose de l'administration". Le Premier ministre, en tant que chef du Gouvernement, en est donc le responsable. On dit que l'administration est subordonnée au Gouvernement.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
La gestion administrative est assurée plus souvent par un gestionnaire administratif ou un secrétaire administratif qui peut être amené parfois à gérer également des missions comptables.
Parmi les formations phares pour devenir assistant administratif, on peut citer le BTS Support à l'Action Managériale (ex BTS Assistant Manager), le BTS Gestion de la PME ou encore le DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations).
Le manteau doit être propre et poli, et le pantalon et la chemise doivent être parfaitement ajustés. Lorsque vous entrez dans le bureau, vous devez vous distinguer en tant que secrétaire de direction, c'est pourquoi vous devez porter un costume propre et impeccable, de bonne couleur.
Selon le même code, "l'administration agit dans l'intérêt général et respecte le principe de légalité. Elle est tenue à l'obligation de neutralité et au respect du principe de laïcité. Elle se conforme au principe d'égalité et garantit à chacun un traitement impartial".
Les différents documents administratifs comportent certaines parties propres à chaque document. isolé et mis en vedette. C'est le cas du rapport, du compte rendu, du procès-verbal, du bordereau d'envoi, de l'instruction, de la directive, du communiqué, de l'avis, de la note dans ses trois formes.
administration
1. Action d'administrer des affaires publiques ou privées ; gestion. 2. Ensemble des services de l'État (avec une majuscule) ; ensemble des fonctionnaires chargés d'un service public.
Le gestionnaire administratif / secrétaire intervient quotidiennement auprès des membres de la direction et des collaborateurs exerçant des responsabilités opérationnelles au titre d'une activité ou d'un service. Il a pour mission de gérer les dossiers transversaux et participe à des activités propres au poste occupé.