La lettre de réclamation ou de contestation fait partie de la vie professionnelle.
Monsieur (ou Madame), Par lettre en date du …, vous m'avez demandé de vous fournir les justificatifs suivants : ... Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint, en photocopie, les documents suivants : … Je me tiens à votre disposition pour toute explication complémentaire que vous jugerez souhaitable.
La lettre de réclamation peut prendre la forme d'une lettre de Mise en Cause : il s'agit d'un document édité directement en ligne, par lequel l'expéditeur expose le différend qui l'oppose au destinataire et lui présente ses demandes, afin de mettre fin à la situation litigieuse.
En cas de litige
L'écrit est plus formel, il fixe officiellement la situation. Envoyer votre lettre en recommandé, c'est constituer un début de preuve, en cas de recours devant les tribunaux. Dans la même logique, gardez une copie de votre lettre et les réponses éventuelles qu'elle va susciter.
La lettre de mise en demeure est souvent appelée simplement une « mise en demeure » ou bien une « lettre d'avocat ». On dit qu'elle met l'autre personne « en demeure ». La lettre de mise en demeure vous permet d'expliquer à l'autre personne ce que vous lui reprochez de façon formelle et précise.
Formule d'appel (à gauche) : civilité, titre/fonction du destinataire. Introduction : j'annonce pourquoi j'écris la lettre. Corps de la lettre : développement et conclusion. Signature (à droite) : le nom de la personne qui écrit la lettre (même nom que dans les coordonnées de l'expéditeur).
Votre phrase d'introduction sera la première phrase de votre paragraphe. Par conséquent, elle doit préciser clairement et brièvement l'idée que vous traiterez. Elle doit comprendre un thème et une opinion ou une idée principale. Gardez à l'esprit qu'il ne s'agit pas seulement d'annoncer l'objet.
J'ai l'honneur de solliciter de votre haute bienveillance de bien vouloir accepter ma candidature. Je suis ……………… Très intéressé par les activités de votre société ; je me permets de soumettre ma présente candidature pour un éventuel poste au sein de votre équipe.
Je soussigné(e) [Nom et prénom], né(e) le [date] à [Lieu], forme par la présente un recours gracieux auprès de votre administration. En effet, vos services m'ont informé(e), via un [courrier/mail/appel] en date du [date], que [explications claires et précises de la décision que vous souhaitez contester].
1. Action de s'adresser à l'autorité pour se plaindre de quelque chose, pour protester, signaler une malfaçon, etc. : Bureau des réclamations. 2. Action de réclamer quelque chose auquel on estime avoir droit ; demande, lettre par laquelle on réclame : Réclamation de dommages et intérêts.
« Bien sincèrement » : convivial. « Avec mes sincères salutations » : formel et convivial. « Salutations distinguées » : formel et distant.
La demande d'explication écrite
L'employeur qui constate un manquement de l'un des salariés à ses obligations professionnelles est en droit d'obtenir des explications de sa part et de prendre les mesures nécessaires pour y remédier, du moment qu'il respecte certaines conditions.
«Dans cette situation, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que nous allions à votre encontre.» «Vous pouvez certainement faire preuve de compréhension.» «Nous sommes certains d'avoir résolu la situation à votre satisfaction.» «Nous considérons ce problème comme résolu.»
Monsieur, Par lettre recommandée du [date] vous m'avez demandé de bien vouloir m'expliquer au sujet d'une altercation avec Monsieur [Nom] et moi-même qui aurait eu lieu le [date] en présence de Madame [Chef], chef de service (ou reprendre les termes exacts utilisés par l'employeur).
Les formules d'appel servent à ouvrir la communication et à établir le ton de celle-ci. En français, contrairement à l'anglais qui est plus familier, les formules d'appel les plus courantes sont simplement « Madame » et « Monsieur ». Elles sont toujours suivies d'une virgule.
Nous estimons que / Nous sommes d'avis que... / Il nous semble que... Les résultats de notre étude sur... montrent que... De façon générale, l'analyse a permis de constater que...
Lettre informelle
Chère Jane – Salutation informelle, utilisée pour s'adresser à une femme. Salut John ! – Plus informelle encore, utilisée pour saluer une personne de manière amicale. Bonjour à tous !
La différence basique entre une lettre informelle et formelle est que pour la première vous n'avez pas besoin de formules de politesse ni d'une structure logique de contenu, ce qui est le cas dans les lettres formelles.
« Je vous prie d'agréer, Monsieur, mes salutations distinguées. » « Je vous prie de croire, Monsieur, à l'assurance de ma considération distinguée. » « Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments respectueux. »
la réclamation, soit ce que doit effectuer le destinataire afin de régler le litige ; un délai précis et raisonnable durant lequel le destinataire devra régler le litige, compris le plus souvent entre 8 et 15 jours selon la nature du litige ; la signature de l'expéditeur.
Qui peut écrire une lettre de mise en demeure? Vous pouvez l'écrire vous-même. Par contre, si le conflit que vous vivez est particulièrement complexe ou si les montants en jeu sont élevés, il peut être préférable de demander à un professionnel du droit de le faire pour vous.
I.
Toute personne peut écrire une lettre de mise en demeure, même une personne dite incapable (mineurs, majeurs protégés). La personne qui souhaite adresser une lettre de mise en demeure peut aussi se faire représenter notamment par un avocat ou un huissier qui aura la charge de rédiger la lettre.