Auparavant il était possible de les Dévalider après Validation et après leur transfert en comptabilité. Cela n'est plus possible actuellement. Une pièce comptable validée ne peut donc plus être modifiée en cas d'erreur.
Pour modifier ou personnaliser un modèle de facture, passez par le menu de Navigation en bas à gauche de votre écran et cliquez sur Ventes. Puis dans la liste au-dessus, sélectionnez Impressions. Sélectionnez ensuite le type de document que vous voulez modifier. Dans notre exemple, cliquez sur Factures.
Pour ce faire, faites un clic droit sur la facture, puis cliquez sur Transférer (ou double cliquez sur votre facture et cliquez sur Transférer en haut de la fenêtre). Vous aurez encore votre facture dans la liste de vos documents de vente, mais celle-ci sera annulée comptablement.
Dès la facture enregistrée, elle doit être validée pour pouvoir procéder au paiement. Attention, car une facture validée rend impossible toute modification. Il faut donc s'assurer qu'elle ne comporte aucune erreur avant de la transmettre à la comptabilité.
Une fois votre facture d'acompte validée, vous ne pouvez plus modifier le montant. Vous pouvez par la suite, associer cette facture d'acompte sur votre document de référence, cette facture sera reprise automatiquement lors de vos transferts.
En cas de modification ou d'annulation de la facture, vous devez envoyer à votre client une nouvelle facture (dite aussi facture rectificative) pour remplacer la version erronée qu'il a reçue. Elle doit clairement indiquer qu'elle remplace la facture annulée désormais caduque.
Allez dans le menu Règlements > Clients > Échéanciers. Cochez la ligne de votre avoir et de la facture concernée, puis faites un clic droit et sélectionnez pointage entre échéances. Une fenêtre s'ouvre, vous devez cliquer sur Enregistrer et Fermer.
Donner à la facture rectificative son propre numéro, et ne pas reprendre celle du document à annuler. Renvoyer au numéro et à la date de l'originale dans le corps du document, en faisant par exemple figurer la mention suivante : « Annule et remplace la facture n° [numéro de la facture remplacée] ».
Pour modifier la facture, accédez à Factures de vente, cliquez sur la facture concernée, apportez les changements requis, puis cliquez sur Enregistrer. Pour annuler la facture : Accédez au menu Ventes et cochez la case correspondant à la facture voulue. Dans la barre d'outils d'action, cliquez sur Supprimer.
Pour annuler complètement une facture :
Cliquez sur la ligne correspondante à la facture que vous souhaitez annuler. Le récapitulatif de la facture s'affiche dans une fenêtre qui apparaît à droite de votre page.
Une fois qu'une facture est générée (i.e. un numéro de facture a été attribué), vous ne pouvez plus supprimer cette facture: la loi impose une chronologie des factures sans trou dans la numérotation et interdit toute suppression d'une facture.
Pour personnaliser les codes de vos articles ou clients, accédez aux menus Paramètres > Société > Numérotation, puis cliquez sur Autres (volet de gauche). Sélectionnez dans une liste déroulante la méthode de codification.
Pour créer ou personnaliser un modèle de facture, cliquez sur l'icone Impression en haut à gauche de votre logiciel. Sélectionnez ensuite le type de document que vous voulez modifier. Dans notre exemple, cliquez sur Clients I Ventes puis sur Factures. Puis sélectionnez le modèle que vous souhaitez personnaliser.
Pour cela, vous devez être positionné sur le mode de saisie Saisie par écriture, sélectionnez l'écriture à valider, puis cliquez sur le bouton Traitement sur les écritures et sélectionnez Valider l'écriture courante. La fonction Valider tout permet de valider l'ensemble des écritures du journal sur la période ouverte.
S'il s'agit d'une erreur sur une facture déjà payée, il ne vous est plus possible de procéder comme décrit plus haut. En effet, la seule solution est d'éditer un avoir. Il s'agit d'une document comptable permettant d'annuler une facture ou de corriger une facture dont le montant est erroné par exemple.
Comment annuler une facture comptabilisée en double ? En comptabilité, une fois l'écriture enregistrée, il n'est plus possible de la supprimer. Le seul moyen d'effacer une opération comptable, c'est de l'extourner. C'est-à-dire de passer d'une écriture inverse à l'écriture initiale (on parle aussi de contre-passation).
Les factures importées ne sont pas signées dans l'application Oxygène. De la même façon, on ne peut pas modifier l'adresse de facturation d'une facture validée. En effet, il faut conserver cette adresse pour une éventuelle réimpression de la facture.
La facture rectificative doit explicitement faire référence à la facture originale. La facture rectificative doit ainsi absolument comporter la mention “Annule et remplace”, et préciser le numéro de la facture d'origine à laquelle elle fait référence ainsi que sa date d'émission.
Avec le logiciel de facturation INFast, modifiez et annulez vos factures tout en respectant la législation en vigueur.
Pour annuler une facture, aucun paiement ne doit lui être rattaché. Si votre facture est dans l'état En paiement ou Payé, cliquez sur le ou les paiement(s) et supprimez le(s). Une fois tous les paiements supprimés, votre facture se retrouve dans son état initial : Enregistré ou Envoyé.
COMMENT SUPPRIMER UN AVOIR ? Factures et avoirs sont logés à la même enseigne : une fois l'avoir émis, vous ne pouvez plus le supprimer. Donc, pour annuler un avoir, il vous suffit de refaire une nouvelle facture.
Pour faire une impression de vos Documents de vente de type Factures Non réglées, passez par le menu de Navigation (en bas et à gauche de votre écran), et cliquez sur Règlements. Puis, dans la liste au-dessus, sélectionnez Impressions.
Depuis le menu Clients I Ventes, cliquez sur Documents clients puis sur Factures. Dans la liste de vos factures, sélectionnez celle de votre client en double cliquant dessus. La facture s'ouvre, cliquez sur l'onglet Acomptes puis sur Affecter et enfin Affecter un document d'acompte.