Le Système d'Archivage Électronique prend en charge des archives, c'est-à-dire des documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de conservation légales.
Quelques différences entre les 2 types d'archivage.
Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.
Localisez le fichier ou dossier que vous voulez compresser. Appuyez de façon prolongée (ou cliquez avec le bouton droit) sur le fichier ou dossier, sélectionnez (ou pointez sur) Envoyer vers, puis sélectionnez Dossier compressé. Un nouveau dossier compressé portant le même nom est créé au même emplacement.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Document fiscal
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Le plan d'archivage est l'outil de référence qui permet à tout le processus de gestion documentaire et d'archivage de se dérouler le mieux possible. Il doit refléter les missions de l'entité et l'ensemble de sa production documentaire.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Bien organiser son rangement
Vous avez plusieurs solutions : Utiliser des intercalaires dans un classeur pour classer les documents par année. Choisir des chemises de différentes couleurs représentant chaque catégorie de documents. Opter pour des porte-revues avec étiquettes afin de spécifier ce qu'ils contiennent.
Identifiez la nature du document pour savoir où le ranger, puis mettez-le immédiatement au bon endroit. Archivez : soyez attentif à la durée de conservation légale… Le stockage des documents « sensibles » en outre doit être sécurisé. Une fois le délai de conservation passé, vous pouvez éliminer le document.
Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur une des colonnes de l'en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez une nouvelle fois sur cette colonne pour inverser l'ordre.
Une discipline intégrée et systémique. En 1984, l'archivistique était résumée à quatre fonctions : création, traitement, conservation et utilisation, déterminées par le cycle de vie du document d'archives.
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs.
Il doit être sélectif, avoir un bon esprit de synthèse pour réaliser un travail de qualité. Il se doit également d'être minutieux et soigneux pour manipuler les documents qui souvent sont très vieux et fragiles. Mais il doit aussi être méthodique et consciencieux pour réaliser ses tâches.
Comment procéder à la destruction des archives
Le bordereau est une pièce réglementaire, déchargeant le service des archives (demandeur de la destruction) de toute responsabilité quant à la conservation définitive des documents.
L'expression « loi des trois âges » fait penser à une loi biologique. En effet, la jeunesse, l'âge adulte et le vieillissement constituent des phases qui sont l'expression du temps de la vie ou « temps biologique » (H.
Comment utiliser la commande tar
GNU tar est un programme d'archivage conçu pour stocker plusieurs fichiers dans un seul fichier (une archive), et de manipuler ces archives.