A minima, privilégiez une formulation simple et respectueuse du type : « Madame, Monsieur, merci pour votre candidature, nous ne l'avons pas retenue, nous avons porté notre attention sur des candidatures qui correspondaient mieux à notre cahier des charges ».
J'ai bien reçu votre proposition d'embauche pour le poste de XXX et vous remercie de la confiance que vous me témoignez. Après avoir longuement réfléchi, j'ai le regret de décliner votre offre car elle ne correspond pas en tout point à mon projet professionnel.
Pour refuser poliment : Chère Madame / Cher Monsieur, Je tiens à vous remercier de l'opportunité que vous m'offrez et du temps que vous m'avez consacré, notamment durant l'entretien. Bien que votre entreprise m'ait séduit·e par son·sa XXXXX, j'ai accepté un poste ailleurs correspondant davantage à mes aspirations.
*« Madame/Monsieur, Merci pour votre réponse rapide. Même si je suis déçu de ne pas avoir été retenu(e) pour le poste proposé, je tenais à vous remercier de m'avoir donné l'opportunité d'échanger avec vous et de rencontrer différents collaborateurs [si c'est le cas].
Rester aimable sans se justifier
"Par exemple, en écrivant "je ne peux pas t'accorder ce jour de congé" - au lieu de "tu ne peux pas prendre ce jour de congé"- ou "je ne peux pas valider cette proposition", préconise Sylvie Azoulay-Bismuth. On peut, tout de suite après, ajouter une phrase de réconfort.
Pour refuser poliment le projet d'un client, exprimez-lui votre reconnaissance d'avoir pensé à vous et à votre entreprise. Restez toujours poli et courtois. Faites-lui également savoir que vous ne disposez pas, pour le moment, du temps/de l'expertise/des moyens nécessaires pour pouvoir mener à bien ce projet précis.
Voici quelques autres réponses possibles, conseillées par la psychologue: "Merci d'avoir pensé à moi. J'aurais adoré être là mais je ne peux pas." "J'aurais bien aimé mais j'ai un empêchement." "J'ai déjà quelque chose de prévu ce jour-là/ce soir-là/ce week-end là." "Tant pis pour moi, je vais rater une super soirée!"
Si tel n'était pas le cas, vous pouvez également rejeter sa candidature par courrier électronique. Toutefois, la meilleure stratégie, qu'il s'agisse de lui annoncer la nouvelle par téléphone ou par courriel, consiste à être poli(e), mais aussi à dire directement et clairement qu'il n'a pas obtenu l'emploi.
Madame / Monsieur, Je me permets de vous recontacter au sujet de ma candidature. En effet, je vous ai transmis une candidature par mail le [date] pour le poste de [nom du poste]. Je voulais vous renouveler ma motivation pour le poste que vous proposez au sein de votre entreprise.
Soyez concis, remerciez-les de l'intérêt qu'ils ont porté envers votre candidature et exposez de façon authentique et professionnelle les raisons de votre refus (ex. vous avez eu une autre offre qui concordait à votre désir de développer X compétences, le poste est plus près de chez vous, etc.).
Je suis très touché(e) par ton invitation à [la cérémonie/la soirée/au vin d'honneur/ton pot de départ] mais je ne pourrai malheureusement pas y assister. J'en suis vraiment désolé(e) et déçu(e), j'espère que nous trouverons une autre occasion pour nous voir très bientôt.
Madame, Monsieur, J'accuse réception de votre réponse positive à la demande que je vous ai soumise il y a peu de temps. Je prends acte que vous voulez bien y apporter une suite favorable et, par cette missive, je souhaite vous faire part de ma profonde reconnaissance.
# 1 : Dites-le de vive voix
Vous devez assumer votre non et pour cela, le dire en face à face. Bannissez le mail et répondez lorsque vous êtes seul(e) avec la personne et mettez-vous dans une posture d'égal(e) à égal(e). Pas question que l'un soit assis et l'autre debout. Regardez-le dans les yeux.
Pour la refuser, vous avez deux options : répondre à l'acheteur par la négative via courrier recommandé avec accusé de réception ou refuser une offre d'achat en ne donnant tout simplement pas suite à cette dernière.
Dire non, doit se faire de manière directe en étant ferme ce qui vous permettra d'avoir confiance en vous. Bien évidemment, il ne faut pas dire non à tous de manière frontale. L'argumentation est impérative pour montrer que vous pensez avant tout au client et non à accumuler des contrats.
Proposez une alternative
Soit vous ne pouvez rien y faire, soit vous ne voulez pas, peu importe si vous proposez vous-même une alternative. 'Non, ce n'est pas possible mais je peux en revanche vous proposer ceci…' Posez ainsi vos limites. Vous déplacerez le problème de façon magistrale.
4 – Dire non, une décision bienveillante
C'est apprendre à dire “je”, “je ressens”, “j'ai besoin” au lieu de “tu”, “ton”… On peut tout à faire dire “non” tout en précisant à notre interlocuteur que ce n'est pas contre lui.
Obtenir une réponse vaut donc mieux que rien ! Ainsi, lorsque votre prospect vous répond “Merci, je ne suis pas intéressé” ou “Merci, mais je ne suis pas sûr d'en avoir besoin pour le moment”, considérez-vous comme chanceux. Vous avez obtenu l'information.