Pour obtenir le remboursement des frais engagés pour votre client, vous devez formaliser la somme dépensée en l'intégrant dans la facture. Il s'agit de la note de débours. Votre facture se présente donc de cette façon : Les frais correspondants à votre prestation de service ou aux produits vendus.
Si vous devez rembourser un avoir ou l'encaissement d'un client qui a été ventilé sur une facture, vous avez deux options : Créez un avoir indépendant, puis remboursez-le. L'avoir extourne la vente enregistrée par la facture originale et le remboursement extourne l'encaissement.
Pour rappel, les remboursements s'enregistrent en utilisant le même compte que celui utilisé initialement mais en inversant son sens. Si vous avez saisie une recette dans un compte d'honoraires, il suffira de saisir une dépense dans ce même compte pour enregistrer le remboursement d'un client.
Le remboursement par carte bancaire est une transaction bancaire inversée. Dans le cadre du remboursement par carte bancaire, le commerçant rembourse le client par voie électronique. Le client place sa carte de paiement dans le terminal de paiement.
La demande de remboursement
Dans certains cas, être remboursé n'est pas automatique et le requérant doit parfois rédiger une requête écrite pour percevoir ce qui lui est dû. Pour se faire rembourser, le requérant doit généralement s'adresser par courrier recommandé avec accusé réception.
Les remboursements sont souvent effectués dans le cadre d'une annulation d'achat. Si le paiement a été fait au moment de l'achat, celui-ci est alors automatiquement concilié, c'est-à-dire associé, à la facture. Dans ce cas, il est possible d'émettre le remboursement au moment de l'annulation d'achat.
Au moment du remboursement, il s'agit de débiter le compte 16 par le crédit du compte 512 banque. Les remboursements comprennent généralement une fraction du capital, les intérêts et une assurance. Ces éléments seront comptabilisés séparément, en utilisant les comptes susmentionnés.
Un avoir répond aux mêmes obligations légales qu'une facture, par conséquent une fois que vous avez émis un avoir, vous ne pouvez plus le supprimer.
Conclusion : une remise commerciale, également appelée rabais, remise ou ristourne, est comptabilisée directement en moins du compte de charges ou de produits si elle figure sur la facture d'origine. Dans le cas contraire, elle doit être comptabilisée dans un compte spécial (le compte 609 ou le compte 709).
Un avoir permet d'enregistrer dans votre comptabilité les fonds qui ont été remboursés à votre client. e après qu'il/elle vous ait réglé une facture. L'avoir est également fourni à votre client. e afin de prouver l'annulation du paiement de la facture originale.
Ce compte est utilisé pour annuler une charge d'exploitation pour laquelle la contrepartie n'est pas connue au moment de la saisie comptable.
Envoyer un courrier en recommandé
Envoyez-lui une lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce courrier, mettez-le en demeure de vous rembourser la somme due avec les intérêts, le cas échéant, et précisez les modalités de remboursement.
Il est ainsi primordial de conserver des preuves si un client refuse de payer une facture. Si le client refuse de payer malgré la fourniture des preuves, l'entrepreneur devra saisir le tribunal compétent pour condamner le client pour facture impayée.
Pour comptabiliser un avoir à recevoir, on passe les écritures comptables suivantes : Débit du compte 4098 « Rabais, remises, ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus » Crédit du compte 44586 « Taxes sur le chiffre d'affaires sur factures non parvenues »
Vous devez clairement distinguer cet avoir d'une facture classique. Au lieu de « Facture », écrivez « Facture d'avoir ». De la même façon, au lieu de « Net à payer », vous devez écrire « Net à déduire ». Enfin, mentionnez de manière lisible à quelle facture cet avoir se réfère.
La facture d'avoir ou “note de crédit” est un document comptable qui informe le client d'une rectification ou d'une annulation de la facture initiale et/ou du remboursement de son paiement, total ou partiel.
Avoir : un mode de remboursement contraignant
Un avoir est un bon d'achat donné par le commerçant à l'acheteur en guise de remboursement d'un produit. Lorsqu'un client accepte un avoir en guise de remboursement : Il est obligé de l'utiliser dans le magasin en question.
Ce compte est utilisé pour comptabiliser les dépenses qui sont faites par l'associé pour le compte de la société. Ce compte représente donc des fonds mis à disposition par les associés pour le compte de la société.
Communiquer avec le commerçant
Pour annuler toute une série de paiements préautorisés, vous devez vous adresser au commerçant. Pour annuler un seul paiement de la série, vous pouvez vous adresser au commerçant ou soumettre une demande d'opposition au paiement en ligne.
Comme la carte de débit, la carte de crédit permet à son titulaire d'effectuer des achats et de retirer de l'argent. Là où la carte de débit est rattachée au compte courant du particulier ou de l'entreprise, la carte de crédit débite une réserve d'argent. C'est un crédit renouvelable, encore appelé crédit revolving.
Pour se faire, il doit adresser une Lettre Recommandée avec Accusé de Réception au prestataire. Le remboursement de la prestation interviendra dans un délai maximal de 14 jours à compter de la date de la rétractation.
La procédure de remboursement n'a rien de plus simple. En effet, il suffit d'effectuer un virement à partir du compte courant de l'entreprise, et d'en répertorier le montant dans le cahier de comptes de l'exercice fiscal en cours.