Une lettre comporte généralement une salutation, le corps et une formule de politesse. Dans la plupart des cas, l'adresse de retour est indiquée en premier, suivie de l'adresse du destinataire sur le côté droit de la feuille. Ensuite, fais suivre la date et la ligne d'objet sous l'adresse du destinataire.
Pour qu'une lettre soit efficace, elle se doit de répondre à une structure cohérente qui permet au lecteur d'identifier toutes les informations qui lui sont nécessaires. Une bonne lettre est structurée en trois parties: l'en-tête, le corps, la formule de politesse ou salutation.
Justifier le texte. Utiliser une police (Arial, Cambria, Times New Roman) et une taille de caractère lisible (12 ptx pour le corps du texte) Choisir un interligne simple. Laisser une marge de 2.5 cm à gauche et à droite ; 1.5 cm en haut et 2 cm en bas.
Voici les 5 éléments-clés d'une lettre administrative
Les coordonnées de votre destinataire. Précisez le service concerné et, si possible, le nom de la personne en charge du suivi de votre dossier ; La date ; L'objet de votre demande et, le cas échéant, les références de votre dossier.
Le corps de la lettre comporte trois parties : l'introduction, le développement et la conclusion. L'introduction commence par une majuscule même si l'appel se termine par une virgule. Le développement se divise en paragraphes courts qui exposent chacun une idée principale.
La mise en page de la lettre consiste à répartir harmonieusement les informations sur la page. L'équilibre de cette répartition contribue à sa lisibilité.
En résumé Les quatre niveaux d'un document sont Caractère , Paragraphe , Page et Section .
Une lettre obéit à certaines contraintes. L'indication d'un lieu et d'une date, une formule d'appellation mentionnant le destinataire («Mon-sieur», «Chère amie»…), une formule d'introduction, annonçant la nature du message, une formule de politesse finale, la signature.
La lettre ouverte comprend 3 parties : L'introduction est un paragraphe qui sert à présenter le sujet. Le développement a plusieurs paragraphes découpés en blocs d'idées, d'arguments. La conclusion est un paragraphe qui résume le texte, reformule le message essentiel.
La lettre personnelle va généralement s'organiser en deux ou trois parties comme ceci : - l'entête : il doit comporter vos coordonnées et celles de votre destinataire. - la partie facultative : rédigez ici une phrase indiquant d'éventuelles choses à ajouter comme les coordonnées du lieu d'une fête, mariage...
- commencez votre lettre officielle par un titre de civilité « Madame » ou « Monsieur » ; - pour une personne que vous connaissez, vous pouvez utiliser « Cher/chère » ou des adjectifs plus affectueux « Mon/ma chéri(e), « Mon cœur », « Mon amour ». Bon à savoir : Vous ne connaissez pas le nom de la personne ?
Nom et adresse du destinataire : Le nom et l'adresse du destinataire sont placés en bas, à droite de l'enveloppe. La première ligne est le nom complet du destinataire. La deuxième ligne est l'adresse postale du destinataire, et la troisième ligne est la ville ainsi que le code postal du destinataire.
L'en-tête de la lettre
L'en-tête vous sert à indiquer vos nom, prénom et adresse en faut à gauche de la feuille (à 2 cm des bords haut et gauche). Ensuite, à environ 6 cm du bord haut et à 11 cm du bord gauche, vous devez écrire le nom de votre destinataire. Quant à la date du courrier, il est à placer 2 cm en dessous.
Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l'assurance de mes sincères salutations. Je vous prie d'agréer mes plus respectueuses salutations. Veuillez croire en mes respectueux sentiments.
C'est une formule passe-partout mais polie qui peut à la fois s'adresser à l'extérieur et en interne, dans une entreprise. Elle remplace les «salutations» que l'on retrouverait dans un courrier, et s'emploie pour un premier contact dans un mail.
Une mise en page efficace se doit d'être claire et cohérente. Il est facile d'ajouter trop d'éléments graphiques qui vont distraire de l'essentiel. Plutôt que de se demander ce que vous pouvez ajouter pour améliorer votre visuel, demandez-vous ce que vous pouvez retirer pour bonifier sa compréhension.
Le corps de la lettre (plus précisément le corps du texte) comporte l'introduction, le développement et la conclusion. Les idées doivent s'y enchaîner. Fermer l'infobulle naturellement, dans un ordre logique ou chronologique.
Modifiez la mise en page de votre document pour l'obtenir exactement comme vous le souhaitez. Sélectionnez Disposition > Marges. Sélectionnez les marges souhaitées ou Marges personnalisées pour définir les marges.
Une lettre administrative est donc une lettre qui émane de l'administration publique. L'administration utilise deux types de lettres : La lettre à forme personnelle (ou lettre personnelle) La lettre entre services administratifs ou lettre à forme administrative.
Afin d'agrandir vos chances d'être sélectionné, optez pour des polices simples et efficaces telles que les polices d'écriture Arial, Helvetica, Century, Verdana ou bien Calibri.
Lettres formelles
La voix de l'expéditeur est cordiale et formelle et ce type de lettre est utilisé afin de réaliser une demande, pour remercier, pour faire une présentation, une recommandation, une plainte, une démission ou afin de connaître une information concrète.