Conseils de rédaction d'un ordre du jour :
Insérez l'heure de début et l'heure de fin de chaque sujet de discussion. Veillez à prévoir suffisamment de pauses. Demandez à vos collègues ou aux autres participants de vérifier votre ordre du jour. Pensez à inclure et à déléguer toutes les tâches de préparation nécessaires.
En principe, la rédaction de l'ordre du jour des réunions relève d'une collaboration entre le secrétaire et le président du CSE, autrement dit l'employeur. En effet, le rôle du secrétaire est de rédiger le document après avoir consulté les élus CSE. Elle le soumet ensuite à l'employeur.
« L'ordre du jour est un document qui énumère la liste des questions, points ou sujets qui seront abordés lors d'une réunion ou d'une assemblée, avec l'accord des participants et des participantes. » (bdl. oqlf. gouv.
L'ordre du jour assure que les gens sachent pourquoi ils sont invités à participer à une réunion et quel sera exactement leur réel pendant cette réunion. Un ordre du jour clair permet d'améliorer l'efficacité de toute réunion. Cependant, c'est souvent la partie la plus négligée.
Les éléments obligatoires du PV de réunion
la date, le lieu et l'heure de la réunion. la liste des participants avec leur qualité et la liste des invités absents éventuellement remplacés par leurs suppléants. les différents points inscrits à l'ordre du jour de la réunion. la retranscription des échanges et débats.
Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le seront à l'assemblée suivante.
Tout copropriétaire est en droit de demander l'inscription d'un point à un ordre du jour de l'AG. Ce droit peut être exercé à titre individuel ou à titre collectif.
L'ordre du jour indique à votre équipe l'ensemble des points qui seront abordés lors d'une réunion et lui permet de se préparer en conséquence. Idéalement, il lui servira de fil conducteur et vous permettra d'attribuer à chacun de ses membres des tâches ou d'autres actions à réaliser selon des échéances réalistes.
Votre introduction doit rappeler les éléments suivants : Objectif(s) de la réunion. Déroulement de la réunion : qui intervient, quel est le timing, les règles de fonctionnement spécifiques éventuelles. Rôle de chacun : rappelez ce que vous attendez des participants.
Les membres du CODIR doivent avoir la capacité de travailler en collectif, de s'écouter parler et de prendre en compte et respecter la parole de chacun afin que ce soit constructif. Chaque personne va défendre ses idées et son métier et la place qu'il occupe au sein de la société.
L'Assemblée Générale peut accepter ou refuser tel quel un projet de résolution, mais également, ce qui est le simple bon sens, améliorer sans les dénaturer les projets de résolution qui lui sont présentés.
La demande ainsi formulée doit parvenir au syndic avant l'envoi des convocations à l'AG par le syndic, soit au moins vingt et un jours avant la tenue de l'AG. Ce qui signifie qu'il est indispensable de prévoir un délai plus long afin de permettre au syndic de prendre en compte cette demande.
- vérifie le respect des dispositions concernant l'ordre du jour et les délais de convocation, avec l'aide du ou des scrutateurs ; - ouvre la séance à la suite de son élection ; - procède à l'élection des scrutateur(s) et secrétaire de séance , - donne lecture de l'ordre du jour.
Lors de l'assemblée, pour toute question ou intervention, il convient de s'adresser uniquement au ou à la président-e d'assemblée. Il faut ainsi éviter d'interpeller directement une personne ou un groupe de personnes (exception faite du Comité exécutif de l'Association).
Le métier de rédacteur de comptes rendus est bien spécifique. Le rédacteur œuvre au service du responsable du secrétariat d'une réunion professionnelle et rédige pour lui un compte rendu fidèle, impartial et complet. Mais comment travaille-t-il ?
Le compte rendu s'apparente au procès-verbal lorsqu'il relate le déroulement d'une séance. Il se présente le plus souvent de la même manière, mais il diffère du procès-verbal par son caractère moins officiel et une moins grande rigidité dans la description des faits mis en cause.
Un rapport livre une analyse objective sur une situation ou des faits constatés et propose des préconisations. Un compte rendu témoigne de manière neutre, mais précise de faits ou d'un évènement. Un procès-verbal doit être signé et atteste du déroulement d'un débat ou de faits dont il établit la preuve.