Le syndic doit obtenir l'accord express de chaque copropriétaire pour communiquer mails et téléphone aux autres copropriétaires. Par contre il peut et il doit communiquer l'adresse postale. Le document par lequel le syndic communique la liste des copropriétaires et leurs coordonnées postales est la feuille de présence.
Le courrier doit obligatoirement être adressé au syndic de copropriété sous la forme d'une lettre recommandée avec accusé de réception. Suite à la réception de cette lettre, il pourra ensuite inscrire votre projet de résolution à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale des copropriétaires.
Puisque vous êtes un Copropriétaire de l'Immeuble, il vous est possible d'avoir les coordonnées de l'un des membres élus au Conseil syndical, pour cela, il vous suffit de demander à votre syndic qu'il vous envoie une copie de la feuille de présence de l'assemblée générale.
La seule solution pour un copropriétaire de ne pas voir figurer son nom et son adresse sur la liste des copropriétaires de l'immeuble, est de donner son bien en gérance. Dans ce cas c'est l'agence immobilière qui gère le bien qui apparaitra et fera suivre les courriers ou pas, suivant la convention.
Est-il obligatoire d'avoir un président de conseil syndical ? La loi stipule que la nomination d'un président de conseil syndical est obligatoire si un conseil syndical est formé dans la copropriété.
Depuis le 1er janvier 2015, la loi ALUR impose aux syndics de copropriété de mettre à disposition des copropriétaires et du conseil syndical, un extranet sécurisé afin qu'ils puissent consulter les documents relatifs à la copropriété, les télécharger et les imprimer.
Pour résoudre un litige avec votre syndic, vous pouvez ainsi le mettre en demeure en lui envoyant une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception, puis, engager une procédure de négociation à l'amiable (arbitrage, médiation ou procédure participative), éventuellement avec l'aide d'un médiateur, et, ...
Le conseil syndical ou tout copropriétaire peut demander au syndic de faire figurer une ou plusieurs questions à l'ordre du jour de la prochaine AG. La demande doit être formulée par courrier recommandé avec avis de réception. Il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier.
L'envoi de la question par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) ou lettre recommandée électronique est obligatoire. La demande doit parfois être accompagnée d'un projet de résolution.
Lors de l'assemblée, pour toute question ou intervention, il convient de s'adresser uniquement au ou à la président-e d'assemblée. Il faut ainsi éviter d'interpeller directement une personne ou un groupe de personnes (exception faite du Comité exécutif de l'Association).
L'assemblée générale est un moment crucial pour les copropriétaires qui votent des travaux à l'échelle de la copropriété. Pour réussir à mobiliser les copropriétaires autour du projet et donc à favoriser leur vote en AG, il est nécessaire de les sensibiliser et de les informer bien en amont.
Fait à (ville), le (date). Madame, Monsieur, Membre de la copropriété située à (adresse) je me permets de vous informer des faits suivants qui concernent le fonctionnement de la copropriété : décrire ici le problème.
Quand un syndic est inactif et qu'il ne fait pas son travail, on parle de « carence de syndic ». Dans ce cas, vous avez plusieurs recours possibles. Si le syndic refuse de convoquer une assemblée générale par exemple, c'est le président du conseil syndical qui doit le mettre en demeure de convoquer.
Le défaillant est le copropriétaire absent lors de l'assemblée générale sans même y être représenté ou avoir remis un formulaire de vote par correspondance.
Droits des copropriétaires : l'utilisation des parties communes. Comme pour les parties privatives, tout copropriétaire peut utiliser librement les parties communes de son immeuble, à condition de respecter les mêmes règles concernant la destination, la tranquillité des lieux, etc.
Qui doit la réaliser ? La fiche synthétique doit être réalisée par le syndic de copropriété. Cette fiche doit être datée et comporter le nom et la signature du syndic accompagné de son cachet. la fiche synthétique peut être extraite du registre national des copropriétés.
Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. Ce principe est posé par l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965.
Pour cela, il faut un vote à l'unanimité ou à la même majorité que la première décision. Si le syndicat des copropriétaires ne respecte pas ces règles, vous pouvez saisir le tribunal de grande instance (TGI) de la commune de votre immeuble. Le juge annulera la répartition et la remplacera par celle prévue par la loi.
En principe, seuls les travaux dont la réalisation a été mise à l'ordre du jour de l'assemblée générale et ayant obtenu l'accord des copropriétaires peuvent être réalisés. Néanmoins, dans certains cas, le syndic peut, de sa propre initiative, décider de faire des travaux sans accord préalable des copropriétaires.
Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic
Il exerce un contrôle sur la comptabilité, la répartition des dépenses et les conditions dans lesquelles sont passés et traités les marchés et tous les contrats. Il contrôle également l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution.
Le rôle principal du président du conseil syndical
Tout comme les autres membres du conseil syndical, son président est chargé « d'assister le syndic et de contrôler sa gestion »[3] de la copropriété. Il est également chargé d'assurer le bon fonctionnement du conseil qu'il préside.