L'indicateur doit être défini en termes précis et sans ambigüité décrivant clairement et exactement ce qui est mesuré. Lorsqu'il est possible, il doit donner une relativement bonne idée des données nécessaires et de la population au sein de la quelle la mesure est effectuée.
On peut distinguer quatre types d'indicateurs : les indicateurs d'activité, d'efficacité, d'efficience et de performance. Leur construction doit obéir à quelques règles : le nombre d'indicateurs doit être ni trop faible, ni trop important.
Pour formuler des indicateurs, voici une proposition d'une règle de base. Chaque indicateur se formule à partir de deux éléments : un mot variable et un objet spécifique. Il s'agit d'une méthode conventionnelle de formulation qui aide à bâtir des indicateurs plus spécifiques et donc plus fiables.
Ils permettent d'apprécier le degré d'atteinte des résultats, des objectifs. Ce sont les repères que l'on choisit pour servir de base à notre jugement. Ils précisent ce que l'on attend, sur quel aspect va porter notre jugement.
Pour rappel, un indicateur « indique », révèle, informe, quantifie ou qualifie un critère. Un indicateur qualitatif consiste ainsi en toute donnée non chiffrée qui permette de porter une appréciation afin de qualifier un critère.
Les "Critères" ne sont pas des instruments de mesure mais des normes selon lesquelles on doit juger la situation étudiée. Les "Indicateurs" sont un moyen de mesurer la réalisation des normes.
Indicateurs associés à la gestion du projet
L'utilisation d'un diagramme de GANTT facilite le suivi du projet et permet de constater rapidement les ajustements à apporter. Ils peuvent également permettre de vérifier si l'utilisation des ressources (humaines, financières, etc.) concorde avec ce qui avait été planifié.
Ils permettent de mesurer une situation ou un risque, de donner une alerte ou au contraire de signifier l'avancement correct du projet. Le choix des indicateurs dépend des objectifs du projet. Traditionnellement on trouve trois dimensions génériques : la maîtrise de la performance, des coûts et des délais.
Un bon indicateur de performance doit être pertinent, éviter les effets pervers, attribuable, bien défini, disponible en temps utile, fiable, comparable, et vérifiable. Pertinent: Un indicateur doit être pertinent au regard des objectifs de l'organisation.
Pour rédiger les critères et les indicateurs, demandez aux membres du comité d'évaluation de lister individuellement ce qui leur vient spontanément pour préciser la question d'évaluation, sans se demander s'il s'agit d'un critère ou d'un indicateur.
Les indicateurs de gestion des ressources humaines comprennent entre autres le taux d'absentéisme, le taux d'accidents du travail, les coûts de production, la capacité de production. Ils sont indispensables pour mesurer les marges de progression des différents services de l'entreprise.
Un indicateur de résultat exprime une réussite.
Il est relié à un objectif. Il permet d'apprécier si l'objectif est atteint ou pas. C'est un constat une fois que l'action est terminée. Un indicateur de suivi sert à piloter l'action : mettre plus de moyens si nécessaire, ajuster le contenu de l'action, etc.
Un indicateur est un outil d'appréciation et d'aide à la décision (évaluation, pilotage et ajustements). L'indicateur, ou un ensemble d'indicateurs, permet de mesurer méthodiquement un résultat, une évolution ou une situation.
La définition et l'analyse d'indicateurs de performance donnent également l'illusion de maîtrise. Si l'on peut chiffrer et mesurer, alors on a la sensation de maîtriser la situation. Cela permet dans un premier temps de prouver la réalité de ce qui a été réalisé.
La démarche d'élaboration de la grille d'évaluation comporte globalement cinq principales étapes : le choix des critères d'évaluation, le choix de l'échelle d'appréciation, la définition de la façon dont le jugement global sera portée, l'assemblage de la grille et son expérimentation.
La forme traditionnellement utilisée est un rapport écrit. En fonction de la finalité de la mesure de l'efficacité, une présentation ou une discussion de groupe peuvent aussi être indiquées. Enfin, les responsables de projet informent des résultats de la mesure de l'efficacité dans le compte rendu à leur organisation.
Voici les facteurs indispensables lors du choix d'un KPI : Quantifiable: on doit être capable de mesurer avec précision ses indicateurs. Actionnable: un indicateur clé doit permettre aux décideurs d'engager des actions. Simple: un bon indicateur doit être simple à construire et à comprendre.