Madame, Monsieur, C'est à mon grand regret que je vous informe par la présente que je ne pourrai malheureusement pas assister à la réunion/ au rendez-vous prévu(e) le (date), à (lieu), pour (préciser l'objet du RDV).
Liane Davey suggère d'utiliser une formulation telle que : « Merci de m'avoir invité à cette réunion, mais je ne pourrai pas y assister en entier, est-ce que je pourrais quitter après que le point X ait été abordé?»
Je suis très touché(e) par ton invitation à [la cérémonie/la soirée/au vin d'honneur/ton pot de départ] mais je ne pourrai malheureusement pas y assister. J'en suis vraiment désolé(e) et déçu(e), j'espère que nous trouverons une autre occasion pour nous voir très bientôt.
S'excuser d'une absence à un rendez vous personnel : Pardonne-moi pour mon absence [à ton dîner/ à ton anniversaire/ au restaurant], ce n'est pas par désintérêt pour [notre amitié/ autre] bien au contraire ! J'ai regretté de ne pas pouvoir venir.
Présentez vos excuses et, de façon diplomatique, les raisons qui motivent votre refus. Invoquez des raisons professionnelles et conjoncturelles afin que votre interlocuteur n'ait pas l'impression qu'il s'agisse d'un refus dû à sa personne.
Nous vous remercions de votre aimable invitation à laquelle nous sommes désolées de ne pouvoir nous rendre en raison de… Je suis au regret de décliner votre aimable invitation… C'est à regret que je dois décliner votre invitation à… J'ai le regret de ne pouvoir me rendre à votre…
Il est acceptable de refuser une invitation à une réunion
Ils devraient plutôt améliorer la manière dont vous et votre équipe faites le travail individuel et en collaboration. Si ce n'est pas le cas, c'est à vous de remettre en question votre participation, compte tenu de vos autres priorités.
Phrases pour demander pardon par mail
Je vous prie de m'excuser pour mon retard. / Je tiens à vous présenter mes excuses pour ce retard. / Excusez-moi de vous répondre avec autant de retard. Je voudrais vous demander pardon d'avoir négligé ce problème. / Je voudrais vous demander pardon pour ma négligence.
En raison de soucis personnels / d'une erreur commise par ma secrétaire lors de mes prises de rendez-vous, j'ai manqué notre réunion du __________ (date) à __________ (heure). Je vous prie de bien vouloir accepter mes excuses et vous assure que je ferai le nécessaire pour que cela ne se reproduise plus.
Cher XX, Je suis désolé de nous avoir mis dans cette situation. Je tiens à m'excuser d'avoir commis des erreurs dans le dossier XX. Ma maladresse a nui à l'entreprise et a failli nous faire perdre ce client important.
Soyez patiente. Laissez la personne exprimer ce qu'elle ressent, écoutez-la en silence. Donnez-lui le temps de digérer vos excuses : cela peut être très long, si l'offense est profonde. Vous lui devez bien ça.
Chère amie, Votre invitation à votre anniversaire m'a beaucoup émue et croyez-moi que c'est avec un grand regret que je ne pourrai m'y rendre. En effet, j'ai déjà un engagement pour cette date que je ne peux annuler. Je serai tout de même avec vous par la pensée en ce jour spécial.
Il vaut mieux dire “hum, je ne peux pas” ou “hum, je suis désolé, mais je ne vais pas avoir le temps”. Il vaut mieux dire des phrases comme celle-là que de dire un “non” brut. Donc, si tu dis “je suis désolé, mais je ne vais pas avoir le temps”, ça veut dire “non”, c'est clair, la personne a compris.
Nous avons bien reçu votre [invitation, faire-part de mariage…]. Malheureusement, nous avons le regret de vous annoncer que nous ne pourrons pas assister [à la cérémonie, à l'évènement…]. En effet, mon mari et moi serons en voyage d'affaires cette semaine-là.
Donc, tu peux dire : « Je te demande pardon d'être arrivé en retard au rendez-vous ». « Je vous demande pardon d'avoir cassé le verre ». Tu peux même dire « pardonne-moi » au lieu de dire « pardon ». « Pardonne-moi d'être arrivé en retard au rendez-vous » ou : « Pardonnez-moi d'avoir cassé le verre ».
Objet : absence du [date]
J'ai conscience que cette absence exceptionnelle a été source de bien des désagréments et j'en suis sincèrement désolé. En espérant que vous considérerez mes excuses avec bienveillance, je vous prie d'agréer mes salutations les plus distinguées.
Rédigez une réponse
Pesez vos mots. Commencez par une formule de politesse, par exemple « Je vous remercie pour votre mail ». S'il s'agit d'une relation professionnelle, reconnaissez votre erreur, dites que vous comprenez le problème et proposez une solution pour apaiser les tensions.
Voici quelques autres réponses possibles, conseillées par la psychologue: "Merci d'avoir pensé à moi. J'aurais adoré être là mais je ne peux pas." "J'aurais bien aimé mais j'ai un empêchement." "J'ai déjà quelque chose de prévu ce jour-là/ce soir-là/ce week-end là." "Tant pis pour moi, je vais rater une super soirée!"
C'est la technique la plus simple et la plus facile à utiliser : vous déclarez avoir un agenda qui vous empêche d'assister à la réunion. Choisissez un rendez-vous de dernière minute important, pour éviter le report de la réunion qui vous pousserait à trouver une autre excuse. Et pourquoi pas une contre-réunion ?
6. Dites : 'il n'y a rien de personnel' Si quelqu'un vous pose la question, la devise 'il n'y a rien de personnel' fonctionne raisonnablement, voire même très bien. 'Merci pour la question mais je ne peux accéder à votre requête, je ne le fais pour personne.