Pour une bonne conservation des documents, la température dans les caves doit être comprise entre 16 °C et 22 °C. Quant à l'humidité, elle doit être située entre 40 % et 60 %. Des températures plus hautes ou plus basses favorisent le développement et la multiplication moisissures sur les documents.
Si vos livres sont rangés dans une cave, installez-les loin de tuyaux qui pourraient fuir ou d'une fenêtre, susceptible de laisser passer la pluie lors de violentes intempéries. Placez les cartons en hauteur, sur un meuble ou une étagère, pour les protéger en cas d'inondation par le sol.
Une règle simple s'applique pour le stockage de documents importants. Lorsque vos originaux sont en papier, comme les diplômes, les reçus, les quittances de loyer ou les contrats et qu'ils vous ont été transmis par courrier ou en main propre, il est conseillé de les conserver sous cette forme.
Pour s'en débarrasser, prenez le document infesté, emballez-le dans du plastique et mettez-le au congélateur pendant au moins 24 heures. Pour prévenir vos livres d'une future invasion, évitez l'humidité et la chaleur en aérant régulièrement votre pièce. Utilisez un déshumidificateur.
Conserver dans un endroit frais et sec (18/21°), à l'abri de la lumière directe et des variations climatiques importantes. Conserver les documents dans des boîtes et chemises (éviter les classeurs), de préférence sans les plier (choisir des contenants de taille adaptée).
Posez la lettre sur une surface propre et sèche à l'abri de la lumière du soleil où elle peut rester intacte pendant un certain temps. Assurez-vous de poser l'enveloppe avec la lettre afin qu'elles ne soient pas séparés, même si l'enveloppe n'a pas besoin d'être mise à plat.
L'archivage permet d'assurer la traçabilité et la conservation des documents. Si les documents que vous devez conserver sont importants, il est recommandé de faire appel à une entreprise d'archivage de documents. Toutefois, vous devez prendre en compte certains éléments avant de procéder à l'archivage de vos documents.
Les fibres ne se déshydratent pas à la même vitesse. Les plus rapides tirent sur les parties encore mouillées qui se distendent. Résultat : le papier gondole à nouveau.
Pour les spécialistes, la chose est entendue. Selon Susan Richardson : « L'oxygène est l'ennemi. Gardez le livre dans une boîte parfaitement scellée et remplacez l'oxygène par l'azote, de l'argon, ou un autre gaz inerte et les pages de vos livres ne pourront plus jaunir. ».
Les relevés bancaires et les talons de chèque, quant à eux, sont à garder environ 5 ans. Concernant les chèques, le bénéficiaire a jusqu'à 1 an pour l'encaisser. Après ce délai écoulé, il ne sera plus possible d'encaisser ces chèques.
Installer des absorbeurs d'humidité ou un déshumidificateur est une première étape importante dans la réduction de l'humidité dans une cave ou un sous-sol. Vous pouvez aussi aérer et ventiler la pièce au maximum en laissant la porte ouverte et en créant des courants d'air.
Si votre cave est humide, ne stockez pas de vêtements dans des caisses en plastique. Essayez de ne pas trop les entasser pour que l'air circule et recouvrez les simplement d'un drap ou d'une housse adaptée. Dans l'idéal, vous avez aussi conservé les emballages d'origines pour les appareils électriques.
Ouvrez-le à un angle de 90°. Séparez les pages et placez un ventilateur devant. Laissez sécher ainsi jusqu'à ce que les feuilles ne soient plus mouillées. Une fois que les pages sont bien sèches, placez le livre sous un gros poids, comme des briques, pour lui redonner forme.
Laissez le livre un moment sous le poids. Puis prenez un sac de congélation et enfermez le livre à l'intérieur. Placez le livre dans le sac zippé dans un congélateur. Après un moment, sortez le livre, vous l'aurez récupéré au mieux de sa forme.
Il est conseillé de remplir complètement vos cartons, sans vide à l'intérieur pour éviter l'écrasement en comblant avec du papier froissé. L'idéal est d'alterner les livres lourds avec d'autres plus légers. Il suffit de fermer le dessus en procédant de la même manière qu'avec le fond.
Emballez vos livres méticuleusement
Pour éviter les dommages dus aux bousculades pendant le transport, placez vos livres dans du papier bulles avant de les déposer dans des cartons. Evitez d'utiliser des sacs en plastique pour le stockage de vos livres car ils peuvent emprisonner l'humidité.
Le meilleur endroit pour stocker des livres est de les ranger dans des boites en plastique opaque que vous pouvez fermer et ranger à un endroit frais, si vous avez des tas de livres dont vous ne savez que faire. Ces casiers en plastique protègent les livres du soleil, des rongeurs et d'autres problèmes.
Pour les données pouvant permettre la constatation, la défense ou l'exercice de droit en justice, elles peuvent être conservées pendant une durée maximale de 5 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect (cela en application du délai de prescription de droit commun).
Conservation en base active
Par exemple, dans une entreprise, les données d'un candidat non retenu seront conservées pendant 2 ans maximum (sauf s'il en demande l'effacement) par le service des ressources humaines.