Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
Le classement numérique : par ordre de succession des nombres ; Le classement chronologique : par ordre d'arrivée des dossiers ; Le classement alphabétique : par ordre de succession des lettres de l'alphabet ; Le classement thématique : par sujet ou par thème.
Pour effectuer un excellent plan de classement, il est bon de penser à mettre en place un système de codification. Cela consistera à attribuer à chaque document un code unique dans le but de distinguer le niveau de classification et l'ordre des séries dans chaque catégorie.
Le classement et l'archivage de vos documents professionnels demandent que vous disposiez de fournitures et d'équipements dédiés à l'archivage, tels que : Les classeurs. Les pochettes et chemises et autres protègent documents. Les boîtes de rangement et caisses d'archives ou dossiers suspendus.
1 – Identification et authentification des archives.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Faites un tri des documents sur votre bureau
Rassemblez toutes les feuilles volantes d'un côté et faites un tas. Faites de même avec les pochettes à rabat et les classeurs non classés. Faites un tri des documents, vous ne devez conserver que les papiers administratifs ou comptables ayant une réelle utilité.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Il existe plusieurs méthodes de classement : thématique ou idéologique = regrouper les dossiers d'abord par rubrique, puis par grands thèmes (s'organise de façon géographique à travers un critère d'accessibilité et d'utilisation courante ou non)
Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur une des colonnes de l'en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez une nouvelle fois sur cette colonne pour inverser l'ordre.
Le classement de documents, qu'est-ce que c'est ? Définition. Le classement de document inclut l'ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein d'une entreprise.
Cependant, si vous souhaitez que vos fichiers apparaissent de façon chronologique, vous devez prendre en compte la logique de classement de votre ordinateur qui est soit par ordre alphabétique, soit qui suit la nomenclature américaine concernant les dates, c'est-à-dire « année – mois – jour ».
La vocation d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
Le Cycle de Vie d'un document engageant est organisé autour de deux événements majeurs qui modifient son statut ou sa valeur : la validation/ diffusion qui lui donne son plein effet engageant et la date de fin de conservation règlementaire qui est déduite d'une durée de conservation et d'un événement déclencheur ...
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs. Ces archives proviennent des administrations, des entreprises, des associations ou parfois même de particuliers.
Le classement a une très grande importance. Il doit : Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite des recherches longues et difficiles, • Permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de documents ; • Permettre une bonne conservation des documents.