Pour les conserver correctement, il faut : Protéger les plus minces et les plus fragiles par une chemise ou un enveloppe en papier de conservation. Les ranger, ainsi protégés, dans des boîtes de conservation suffisamment grandes. Poser les boîtes à plat sur les étagères.
DOCUMENTS ADMINISTRATIFS : Comment bien les trier, classer et ordonner ?
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Comment faire une bonne arborescence de fichiers ?
RÈGLE 1 : - Avoir une arborescence la plus courte possible (3 niveaux maxi)5. RÈGLE 2 : - Donner des noms de dossiers les plus courts possibles (20 à 25 caractères maximum). Pour faciliter l'archivage ultérieur : RÈGLE 3- s'interdire d'avoir en même temps des dossiers et des documents dans un niveau donné.
Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur une des colonnes de l'en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez une nouvelle fois sur cette colonne pour inverser l'ordre.
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Classez les documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Pensez à libeller chaque dossier. Choisissez enfin l'endroit où les stocker : étagère, meuble dédié,…
Privilégiez les rangements à la verticale plutôt que les piles. N'achetez pas beaucoup de meubles ou accessoires de rangement. Triez d'abord vos affaires, puis trouvez où les mettre. Rangez les objets dans des endroits faciles d'accès.
Quelle est la différence entre le classement et l'archivage ?
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Pour effectuer un excellent plan de classement, il est bon de penser à mettre en place un système de codification. Cela consistera à attribuer à chaque document un code unique dans le but de distinguer le niveau de classification et l'ordre des séries dans chaque catégorie.
Quels sont les bonnes pratiques pour le classement des documents ?
Toute politique d'archivage doit être murement réfléchie. La gestion des archives en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur. La conservation durable des documents et leur consultation à tout moment. La mise en place un plan de classement en respectant le cycle de vie des documents archivés.
Pour un classement à court terme de vos dossiers en cours, qui nécessitent des consultations fréquentes, optez pour des chemises à coins, des chemises à rabats, des pochettes à sangles ou pochettes à élastiques.
Prévoyez des moments spécifiques chaque semaine. Par exemple, attaquez-vous à deux ans de photos à la fois, ou consacrez deux heures de votre temps chaque semaine. Rassemblez toutes vos photos en un seul endroit, une pièce ou un ordinateur pour les photos numériques.
Le nom d'un fichier doit être le plus court possible et doit refléter son contenu. Il peut contenir son sujet (rapport d'activité, résultats d'analyse, bilan, etc.), sa date, sa version (si le document est destiné à évoluer).
Le classement chronologique est un classement numérique par date. Le classement est effectué à partir de la date de réception d'un document reçu et à partir de la date d'émission d'un document envoyé. Exemple : les revues sont classées de janvier à décembre, de gauche à droite.