L'archivage numérique des factures peut être effectué par l'entreprise directement ou par un tiers mandaté à cet effet. Si l'entreprise n'est pas en mesure de respecter toutes les règles permettant la conservation numérisée d'une facture papier, elle doit la conserver en format papier.
Les factures qui n'ont pas fait l'objet d'une transmission électronique ou d'une procédure de dématérialisation doivent être conservées en format papier. Le stockage doit avoir lieu en France et être accessibles à l'administration fiscale.
Les factures fournisseurs sont placées dans un classeur « achats » par année et rangées dans l'ordre suivant la numérotation de leur saisie. Une autre solution consiste à les trier par ordre alphabétique, puis par numéro. Le chemin de recherche est simple : année, achats, nom, numéro de pièce.
Elles peuvent être classées par numéro, par ordre alphabétique ou chronologique. Les documents comptables doivent aussi être rangés en fonction de leur nature (frais généraux, banque…) par ordre chronologique et alphabétique avec la pièce la plus récente au-dessus.
Si c'est par nom, classez vos documents dans l'ordre alphabétique. Si c'est par numéro, classez-les par ordre croissant, ou décroissant, etc. Ayez toujours le même mode de fonctionnement, de façon à être le plus efficace possible lorsque vous allez rechercher un document.
Je vous recommande également de jeter les différents morceaux déchiquetés dans différentes poubelles ou poubelles de recyclage. Ainsi, il y a moins de chances que quelqu'un trouve tous les morceaux d'un document particulier s'il a accès à votre poubelle ou à votre bac de recyclage.
Les entreprises peuvent ainsi conserver leurs factures sous deux formes : Un double de la facture délivrée : deux documents sont imprimés. L'original est destiné au client, le double papier est archivé par le fournisseur.
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant dix ans.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
L'archivage des factures fournisseurs répond à des normes financières, juridiques, comptables et fiscales. Il permet de bénéficier de bien d'avantages dans la gestion d'une entreprise, notamment une traçabilité des données comptables, une transmission et une accessibilité sécurisée.
Les bénéficiaires d'un contrat d'assurance-vie doivent le conserver 10 ans dès lors qu'ils ont connaissance du contrat. Logement : avis d'échéance, quittances et courriers de résiliation sont à conserver durant 2 ans avant recyclage dans une poubelle.
L'un des principaux avantages est l'amélioration de la productivité et de l'efficacité. En effet, la numérisation permet de traiter les factures plus rapidement et plus facilement, en réduisant les erreurs et les temps d'attente liés aux processus manuels.
Le Code de commerce stipule dans son article L123-22 que « les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés sur une période de dix ans ». Ces documents peuvent être utilisés pour prouver la valeur réelle d'un bien auprès d'une société d'assurance en cas de catastrophes.
Concrètement, dès le 1er janvier 2023, toutes les entreprises seront dans l'obligation d'accepter les factures électroniques. Ces factures auront valeur d'original fiscal et devront être archivées : attention, une impression papier de cet original n'aura aucune valeur fiscale en cas de contrôle.
La conservation des relevés bancaires n'est certes pas obligatoire, mais il reste conseillé de garder ces documents là aussi pendant 5 ans. Votre organisme bancaire pourra d'ailleurs vous fournir, sur demande, vos relevés durant 5 à 10 ans.
Pour l'impôt sur le revenu, vous devez conserver vos documents relatifs à votre déclaration -et bien sûr tous les justificatifs- une durée minimum de 3 ans, ce délai s'entendant 3 ans à partir de l'année qui suit l'année d'imposition.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Pour archiver les documents au sein d'une entreprise, le mieux est de s'équiper rapidement d'un logiciel d'archivage, disponible en licence ou en mode Saas. Pour archiver correctement les documents au sein d'une entreprise, 4 grandes étapes sont nécessaires : L'identification et l'authentification des archives.