Le processus d'approbation des factures est un ensemble d'étapes qu'une entreprise suit pour payer une facture, c'est-à-dire un système de contrôles internes pour empêcher les paiements non autorisés. La facture est, dans un premier temps, reçue puis vérifiée.
Le processus de facturation correspond à toutes les étapes qui englobent l'envoi d'une demande de règlement de la part d'un créancier à un débiteur jusqu'à la réception du paiement. Pour rappel, une facture fait figure de preuve juridique d'une vente ou d'une prestation.
La facture a plusieurs fonctions, elle matérialise une transaction financière, elle constitue un justificatif comptable et elle sert de support à l'exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction).
Un mauvais calcul, un oubli d'une des mentions obligatoires sur facture, une incohérence dans la numérotation des factures ou encore une faute de frappe, une erreur de facturation est vite faite, surtout si vous avez l'habitude de faire des factures à un rythme soutenu.
L'agent de facturation est en charge de rédiger les factures de son entreprise et de garantir leur paiement. Selon le profil de son employeurs, les missions de l'agent de facturation peuvent varier mais incluent généralement : la rédaction des factures clients et le suivi de leur paiement.
Le Chargé de Facturation assure le management d'une équipe qui assure notamment le suivi du traitement des factures clients ou fournisseurs, vérifie les coordonnées des clients dans leurs dossiers.
Dans le secteur financier, le responsable de la facturation est chargé de gérer le processus de facturation pour les clients et de veiller à ce que toutes les factures soient payées à temps.
Le processus de paiement d'une facture comprend ainsi différentes étapes pour votre entreprise comme la commande, le décompte puis l'émission de la facture. Ces différentes étapes font partie du quotidien de votre entreprise pour pouvoir encaisser les paiements de vos différents clients dans les meilleures conditions.
La facturation consiste à établir une note détaillée des prestations ou des marchandises vendues. Ce document, aussi important tant au niveau comptable que commercial, constate les conditions des achats et ventes de produits, de marchandises ou de services rendus.
Description du poste
Il sera chargé de garder une trace de l'argent dû par les clients, préparer les factures et mettre à jour les dossiers. L'Assistant facturation devra être précis et sérieux dans la gestion des comptes et documents.
Mentions obligatoires
La facture doit contenir plusieurs mentions obligatoires comme par exemple, le nom et l'adresse du client et du professionnel, les quantités des biens vendus, le détail des prestations, etc. L'ensemble des informations concernant les mentions obligatoires est disponible sur la fiche dédiée.
Factures d'acompte et de solde
Un acompte est une partie du montant total d'une commande, versée à l'avance par le client, souvent pour valider celle-ci. Généralement, l'acompte demandé est de 30% du montant total. La facture de solde est la facture éditée après le versement de l'acompte, ou à la fin de la prestation.
Que signifie facturation ? C'est, tout simplement, l'acte de facturer. Il s'agit donc d'un ensemble d'opérations de comptabilité qui vise à émettre des factures à vos clients. La facture reste donc une pièce maîtresse, quel que soit votre secteur d'activité.
Les 7 modes de paiement sont : la carte bancaire, les espèces, le portefeuille électronique, le paiement mobile, le virement bancaire, les chèques, les monnaies virtuelles.
Le meilleur moyen de vérifier que vous êtes en présence d'une facture acquittée est de poser la question. Demandez à celui ou celle qui a réceptionné en main propre la facture en question. Il peut d'ailleurs témoigner du parfait paiement de la facture si besoin.
Ils se divisent en deux catégories : d'une part les moyens de paiement fiduciaires (les pièces et les billets) et d'autre part, les moyens de paiement dits scripturaux car ils supposent des écritures sur des comptes (cartes bancaires, chèques, virements, prélèvements, monnaie électronique etc.).
Le terme API signifie Application Programming Interface. C'est un ensemble de règles et de protocoles qui facilitent la communication entre deux systèmes informatiques. Elle permet notamment à des applications d'accéder à des bases de données et d'interagir.