La comptabilité par partie double est un système de comptabilité utilisé par toutes les entreprises et organisations de taille significative. Elle se distingue de la comptabilité dite « en partie simple », en ce qu'elle enregistre d'une part l'origine des fonds, d'autre part leur destination.
La comptabilité d'engagement consiste à enregistrer en comptabilité tous les engagements donnés et reçus par l'entreprise. Ce système de comptabilité est également appelé comptabilité sur les débits ou comptabilité créances et dettes.
Par définition, la comptabilité d'engagement est une méthode d'enregistrement comptable par laquelle les recettes et les dépenses sont comptabilisées lorsqu'elles sont acquises (recettes) ou engagées (dettes) même si elles se rapportent à des opérations qui ne se sont pas dénouées sur le plan financier (payées).
La comptabilité de trésorerie enregistre les flux de trésorerie, et la comptabilité d'engagement enregistre aussi les créances et les dettes.
Figure méconnue de la Renaissance italienne, ce moine franciscain, qui a croisé la route de Léonard de Vinci, a publié en 1494 le premier manuel comptable de l'histoire, popularisant des méthodes mises en pratique de longue date par les marchands vénitiens.
Il s'agit des pièces justificatives comptables : factures d'achats, factures de ventes, brouillards de caisse, relevés de banque, journaux de paie, bordereaux de charges sociales, etc. Les délais de conservation de ces documents sont également évoqués.
Les comptables distinguent trois types de comptabilité : la comptabilité générale, la comptabilité analytique et la comptabilité budgétaire. Seule la première est légalement obligatoire, mais elles permettent toutes de faire la lumière sur la situation financière de votre entreprise.
Pour résumer, nous pourrions dire que le trésorier tient un rôle politique alors que le comptable a une fonction technique. Nous reviendrons plus loin sur cette différenciation. Ces deux fonctions peuvent être occupées par la même personne (le trésorier), mais aussi par deux personnes différentes.
Le principe de continuité d'exploitation implique que les amortissements continuent de manière habituelle et sur le long terme. Les actifs sont évalués à leur valeur d'usage et non leur éventuelle valeur liquidative.
L'administration des Finances constate des discordances entre la comptabilité des engagements, centralisée par les services de la direction générale de la Comptabilité publique, et la comptabilisation des liquidations opérées par le Mouvement général des fonds.
La comptabilité budgétaire enregistre les recettes et dépenses au moment où elles sont encaissées ou décaissées[3], alors que la comptabilité nationale les enregistre, en principe, au moment où les droits (créances ou dettes) sont créés par un fait générateur.
Le hors bilan présente les engagements données ou reçus d'une société qui ne donnent pas lieu à une écriture comptable. On peut y trouver, entre autres, les engagements au titre de location simple, des engagements contractuels (volumes d'achats, obligations réglementaires...).
L'engagement juridique, en matière d'achat public, est l'acte par lequel la collectivité s'engage à l'ensemble des dispositions contractuelles figurant dans le projet de marché.
La comptabilité analytique ou comptabilité de gestion
Contrairement à la comptabilité générale, elle n'est pas obligatoire pour les entreprises, mais fortement conseillée. Son principal objectif : analyser tous les coûts liés à l'activité de l'entreprise et déterminer les divers points de rentabilité.
Le président représente également l'association en justice. Il peut donc, sauf stipulation contraire des statuts, agir en justice au nom de l'association. C'est également lui qui ordonne et engage les dépenses. Le président est celui qui convoque l'assemblée générale, le conseil d'administration et le bureau.
Quel est le rôle d'un responsable trésorerie ? Le rôle du responsable trésorerie est d'être le garant de la liquidité de l'entreprise. De ce fait il s'occupe de la gestion de la trésorerie en anticipant et en sécurisant les flux trésoriers et la couverture des besoins.
Pour nommer un nouveau trésorier, il est nécessaire de réunir l'assemblée générale de l'association et de décider de la nomination d'un nouveau trésorier. Il doit être établi un procès-verbal de la décision de nomination du nouveau trésorier.
Le Bilan est un document qui décrit la santé financière de l'entreprise, à un moment donné, en général la clôture des comptes annuels. Il permet de recenser ce que l'entreprise possède (l'actif) et ce qu'elle doit (le passif), autrement dit les ressources engagées pour financer son actif (capital social, emprunts, …).
Le premier et fondamental rôle de la comptabilité est donc d'être un outil d'informations financières. Cette fonction obligatoire exerce une valeur à la fois financière et juridique. Dans un document comptable nommé journal, toutes les opérations réalisées par l'entreprise sont saisies.
Le brouillard de caisse consiste à faire le « brouillon » des mouvements (dépenses et recettes) enregistrés dans la journée. Le brouillard de caisse totalise les opérations comptables de la journée, par ordre d'arrivée.
Le livre d'inventaire fait partie des livres comptables édités pour mesurer l'actif et le passif d'une entreprise. En principe, un inventaire est exécuté au moins 1 fois par an pour permettre de réaliser les bilans comptables afférents.
Le journal de caisse est un document répertoriant toutes les entrées et les sorties d'une activité commerciale, de manière chronologique et détaillée. Debitoor te permet d'enregistrer tes entrées et tes sorties d'espèces afin de toujours avoir un œil sur la santé financière de ton entreprise.